Машиночитаемая доверенность – тема актуальная и до конца еще многим непонятная, поэтому мы решили расспросить наших экспертов направления юридической поддержки. Просто о сложном – в интервью с Татьяной Астаховой, Руководителем направления и Анастасией Бондаренко, Ведущим специалистом.
Татьяна, расскажите пожалуйста, что такое МЧД и зачем она понадобилась?
В принципе, это электронный аналог обычной бумажной доверенности, для подписания документов в электронном виде. Определенный xml файл, содержащий всю необходимую информацию о доверителе, представителе и полномочиях. Основная задача машиночитаемой доверенности – это подтвердить, что уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации.
Само понятие «МЧД» появилось в рамках реформы об электронной подписи. Такое нововведение понадобилось, чтобы повысить безопасность и привести всё к «единому знаменателю». Что это значит? МЧД имеет специальный формат и требования к содержанию этого формата. Он помогает информационным системам и сервисам, через которые мы работаем, автоматически считывать сведения из доверенности. Раньше доверенное лицо использовало сертификат ключа электронной подписи юридического лица (то есть в нем были указаны данные физического лица + принадлежность к организации). Такой способ тоже был корректным, но не всегда позволял проверить полномочия представителя. Либо можно было использовать дубликат закрытого ключа подписи генерального директора. Это было совсем небезопасно. Для того, чтобы унифицировать процесс и сделать его максимально безопасным, было введено понятие машиночитаемой доверенности.
Насколько тяжело «приживается» такое нововведение?
Мы должны были начать использовать МЧД в обязательном порядке с сентября 2023 года, но переходный период продлили еще на год. Потому что не все организации, в том числе и мы, были готовы к этому: не было ни своих систем, ни актуальных и понятных предложений на рынке. Да и сейчас еще очень много пробелов. Как со стороны законодательства, госорганов и их систем, так и со стороны бизнеса.
Коллеги, каким был проект перехода на МЧД в ЦКР?
Татьяна: Надо сказать, что главной целью, которую мы преследовали, инициируя проект, было исполнение требований законодательства. Вторым пунктом – уйти от бумаги. Если сейчас прикинуть в цифрах, то бумажных доверенностей у нас в Компании – 3-5 тысяч. Представляете, какие это трудозатраты! Автоматизированная система значительно упрощает процесс, сокращаются затраты на выпуск КЭП (квалифицированная электронная подпись). Например, обслуживал сотрудник 10 компаний, у него было 10 подписей. С введением изменений, подпись у физического лица единая, уникальная.
Проект длился почти год, несмотря на его завершенность, еще есть над чем работать. К концу 2023 года мы планировали получить полноценный рабочий инструмент, но все не так просто.
В тот период, когда российское законодательство объявило о том, что все «уходят от бумаги», в ЦКР разворачивался проект по системе согласования договорных документов. Шла большая и интенсивная работа. В связи с новыми требованиями стало понятно, что игнорировать законодательство – не получится и более того, чревато негативными последствиями. Нужно было особое решение. Его в коробочном варианте предложили наши подрядчики. Главная сложность заключалась в том, что мы были «первопроходцами». Продукт выбрали интуитивно, затем стали описывать ФТТ (функционально-технические требования) – то, что мы хотим в идеале. В процессе, двигаясь по проекту, стало очевидно, что и мы, и наши коллеги еще многого не знаем. Было огромное количество обращений в госорганы (Минцифры, Минтруд, СФР, ФНС), межкомандных коммуникаций – проделана колоссальная работа. Сложный и интересный проект, в котором учились вместе с подрядчиком и совершенствовали его продукт.
Анастасия: Начало проекта совпало с моим трудоустройством в ЦКР, для меня на первых этапах было очень сложно и непонятно. От слов до смысла процесса. Меня погрузили в «мясорубку». «Переход на МЧД» смело можно назвать «школой жизни». Сейчас я искренне считаю, что кросс-функциональный проект – лучший опыт для новичка. Если на старте было страшно всё, то сейчас я легко взаимодействую с коллегами более высокого уровня и с большим опытом. Когда начался проект, мы стали очень активно взаимодействовать с нашими Заказчиками (клиентами в части оформления доверенностей). Это, безусловно, выводило на новый уровень совместную коммуникацию. Теперь к нам часто обращаются и «презентуют» нас практически как экспертов по МЧД. Но в начале было много сложных задач, которые предстояло решить. Конечно, главной целью являлось введение единообразия, чтобы доверенности выпускались в одном формате, хранились и регистрировались в одном месте, но, кажется, за год эта цель немного «потерялась». Каждый госорган пытается создать свою систему и правила, бизнес старается подстроиться. Но, если, все-таки придем к чему-то единому, будет проще, понятнее и эффективнее.
Какие плюсы и позитивные влияния от МЧД можно отметить уже сейчас?
Татьяна: МЧД создается, подписывается и регистрируется в едином хранилище – Распределенный реестр ФНС, самое большое хранилище. Можно хранить и в своих системах, и в ИС (информационные системы) оператора ЭДО, в ИС федеральных органов исполнительной власти (СФР), в аккредитованных удостоверяющих центрах, в ИС Центробанка, Казначейства и др. Чем удобен Распредреестр, когда сотрудник подписывает документ, ему достаточно указать уникальный номер МЧД. Контрагент, получив номер, может проверить легитимность доверенности сам. Это удобно. Второй плюс: отозвать такую доверенность – 2 минуты времени, по одной специальной кнопке. Таким образом снимается риск, что при увольнении сотрудник не вернул бумажную доверенность. Очень классная опция. С бумажными – это трудоемкий, небыстрый процесс.
Анастасия: Мы вникаем, разбираемся, погружаемся еще сильнее, нам интересно. Я думаю, когда «пробелы» будут устранены, мы увидим множество положительных эффектов.
В ближайшее время готовим небольшой экскурс по МЧД для всех сотрудников ЦКР в режиме вебинаров. Вопросы остаются, хотим, чтобы всем было понятно. Будем рады поделиться результатами в следующем материале.
Здорово, получилось и правда: просто о сложном. Спасибо, коллеги!
