Корпоративный портал ЦКР помогает обучать сотрудников, адаптировать их к новым должностям, рассказывать о новостях и повышать производительность коллег. Мы уже писали о сервисах, которые предоставляет платформа, а сегодня расскажем о самом Портале и о том, как его создавали.
Наш сегодняшний собеседник — руководитель группы и менеджер услуги Портала ЦКР, OpenText, Tessa в ЦКР ИТ Иван Орлов.
Иван, расскажите: для чего изначально запускался Корпоративный портал, и как эти цели эволюционировали с момента запуска?
Изначальная цель была такой: создать «единое окно», через которое все сотрудники ЦКР и клиентов могли бы пользоваться нашими корпоративными сервисами.
На мой взгляд, с этим мы справились: сейчас на портале реализовано порядка 50 сервисов и постоянно появляются новые. Так, портал доносит главные новости, ускоряет адаптацию новичков, помогает в повышении квалификации и расширении компетенций сотрудников, быстро передает обратную связь и многое другое.
А какие задачи в рамках цифровой трансформации компании решает портал?
Во-первых, он устраняет разрозненность информации и задач: все цифровые кадровые сервисы сходятся в «единое окно».
Во-вторых, он дает нам аналитику для принятия HR-решений на базе данных о том, как работают наши сотрудники, и какое обучение они проходят.
В-третьих, портал объединяет сотрудников, даже если они находятся в разных городах или работают удаленно. Он облегчает выгрузку информации о компании и инструментов для управления этой информацией, позволяет сотрудникам легче общаться и тем самым упрощает внутреннюю коммуникацию. В-четвертых, он облегчает настройку и управление HR-процессами для каждого сотрудника.
Вы упомянули упрощение внутренней коммуникации через Портал. Как именно он ей помогает?
В первую очередь речь об обучении. Портал открывает доступ к обучающим программам и материалам для сотрудников: там есть очень полезные курсы, которые можно проходить совместно и самостоятельно и повышать квалификацию. Он также цифровизует многие рутинные процессы, которые раньше проходили на бумаге, и сотрудникам не приходится тратить время на документооборот, их эффективность повышается.
И, наконец, Портал вовлекает больше сотрудников в корпоративную жизнь: стратегические сессии и мероприятия, хобби, обмен идеями, командную работу над проектами и многое другое.
Какое будущее ждет Портал в ближайшее время?
Мы постоянно добавляем новый функционал, новые модули и процессы. Планы на ближайшее время такие:
Оптимизировать интерфейс, опираясь на пользовательский опыт, упрощать навигацию.
Работать над производительностью и масштабируемостью: чтобы Портал работал также эффективно при растущем количестве пользователей, мы применяем кластеризацию и распределенные системы.
Автоматизировать процесс обновления компонентов, мониторить нужные обновления и внедрять их.
Расширять объем анализируемых данных: мы будем как можно глубже отслеживать работу всех систем и повысим точность данных, чтобы отслеживать неполадки и собирать лучшую аналитику.
Какие новые функции появятся в ближайшем будущем?
Не могу раскрыть всего, но наш Корпоративный портал не стоит на месте. Так, мы работаем над мобильным приложением, а также сервисами по ознакомлению сотрудников с должностными инструкциями, картами СОУТ и графиками сменности в электронном виде.
Как Портал помогает сотрудникам на «удаленке» в их взаимодействии с офисом?
Сотрудники, не выходя из дома, могут не только подписать любой кадровый документ через ЭДО, но и оформить отпуск, командировку, свое отсутствие, посмотреть больничный лист или поблагодарить коллег за работу — и всё это онлайн.
А новые сотрудники? Как Портал помогает им?
Для этого у нас есть три инструмента:
База знаний — в ней есть централизованный доступ к информации, инструкциям, обучающим материалам и документам. Используя Базу знаний, вновь принятые сотрудники сразу получают ответы на нужные вопросы и не стесняются задавать новые.
Модуль «Оргструктура» — это мини-обучение по структуре ЦКР для понимания иерархии, коммуникации и ролей коллег.
Модуль для обучения, в который загружены все обучающие материалы и курсы от ЦКР.
Поговорим о безопасности данных. Корпоративный портал обрабатывает чувствительные персональные данные — как обеспечивается их защита?
Портал полностью соответствует требованиям закона № 152-ФЗ о защите персональных данных. Мы ежегодно проводим пен-тесты — и по их итогам на основании проверки СБ улучшаем защиту кода.
Каждый сотрудник проходит ежегодное тестирование со стороны службы безопасности на предмет того, как не поддаваться панике при фишинговой атаке и не реагировать на провокации мошенников. Мы имеем Международный сертификат по информационной безопасности ISO 27001.
Были ли случаи, когда Корпоративный портал сыграл ключевую роль в решении критически важных задач компании?
Да, было, и не только для ЦКР, но и для наших клиентов. Например, в пандемию стало понятно, что сотрудникам придется работать удаленно — и это серьезно изменит подход к рабочему процессу.
Тогда мы в кратчайшие сроки реализовали через Портал большой сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО), который получил премию «Лучший ЭДО в России и СНГ — 2023». Сервис серьезно сократил трудозатраты на подписание документов и изучение их сотрудниками, работающими удаленно.
Каковы ваши личные цели и ожидания от развития Корпоративного портала на ближайшие несколько лет?
Я не сомневаюсь, что всю команду Корпоративного портала ожидает еще много амбициозных планов, открытий и реализаций.
А еще уверен в команде профессионалов, которая работает над Порталом. Хочу поблагодарить всех коллег: ваш профессионализм, усердие и преданность делу позволили нам достичь серьезных высот в качестве продуктов и сервисов!
