В современном бизнесе время и ресурсы — одни из важнейших показателей эффективности. Одной из ключевых задач компаний становится внедрение автоматизированных решений, способных не только ускорить рутинные процессы, но и сделать их более прозрачными и надежными. Одним из таких шагов стало внедрение сервиса обработки электронных листов нетрудоспособности, что позволило значительно упростить процесс оформления больничных листов и взаимодействие с Социальным фондом России (СФР).
Мы побеседовали с Александром Гавриловичем, руководителем направления в Управлении развития и сопровождения информационных систем и решений, чтобы обсудить внедрение нового сервиса, его особенности и значимость для компании и сотрудников.
Александр, прежде чем мы углубимся в технические детали, расскажите немного о предыстории проекта. Почему возникла необходимость автоматизации обработки больничных листов?
Необходимость автоматизации обработки больничных листов стала очевидна в условиях, когда рутинные процессы занимают много времени и требуют человеческих ресурсов. До внедрения электронных листов нетрудоспособности все процедуры происходили вручную: сотрудникам нужно было получать бумажные листы, передавать их в отдел кадров или бухгалтерию, где их проверяли, а затем вводили в систему. Это не только занимало время, но и создавало потенциальные риски ошибок при вводе данных.
Переход на электронные больничные листы (ЭБЛ) — это шаг к оптимизации. Однако, чтобы данный сервис работал эффективно, необходимо было автоматизировать передачу и обработку данных, исключив человеческий фактор на промежуточных этапах. В конечном итоге, наша задача заключалась в том, чтобы сделать процесс обработки листов нетрудоспособности быстрым, прозрачным и минимально зависимым от ошибок.
Какие основные цели вы ставили перед собой при внедрении сервиса ЭБЛ?
Основные цели были предельно ясны. Во-первых, это обмен данными между нашей кадровой системой и Социальным фондом России (СФР), который обеспечивает автоматическую передачу всех данных по больничным листам. Во-вторых, автоматизация процессов. Мы хотели сократить время на обработку каждого больничного листа и минимизировать ручной труд. Это, в свою очередь, ведет к сокращению количества ошибок, повышению оперативности выплат пособий по нетрудоспособности и сокращению нагрузки на сотрудников.
Кроме того, одним из ключевых приоритетов было повышение удовлетворённости сотрудников. Мы хотели предоставить им возможность отслеживать статус своих листов нетрудоспособности в режиме реального времени через личный кабинет на корпоративном портале.
Расскажите, как устроен процесс работы с электронными листами нетрудоспособности в новом сервисе?
Процесс довольно прост для пользователя, но за ним стоит сложная интеграция между несколькими системами. Когда сотрудник открывает больничный лист, информация об этом поступает напрямую из СФР в нашу систему SAP HCM. Все данные обрабатываются автоматически, и сотруднику не нужно самостоятельно приносить больничный лист — вся информация уже будет в сервисе на корпоративном портале.
Сервис автоматически проверяет все данные, выявляет возможные ошибки или коллизии и направляет их на доработку, если это необходимо. Например, если по каким-то причинам данные в листе нетрудоспособности не совпадают с данными в нашей кадровой системе, сервис уведомляет ответственных сотрудников о необходимости провести проверку.
Как только все данные проверены, сервис автоматически проводит больничный в учетной кадровой системе, рассчитывает больничный и формирует xml-реестр для отправки в СФР. Сотруднику кадровой службы остается только отправить данные в СФР в зашифрованном виде одним нажатием кнопки.
Насколько я понимаю, ключевую роль в процессе играет интеграция с СФР. С какими трудностями вы столкнулись при реализации этой интеграции?
Да, интеграция с СФР была одним из самых сложных этапов проекта. Для реализации этой задачи мы выбрали набор решений для SAP — Контур.ERP, который обеспечил надежную интеграцию и обмен данными между нашими системами и СФР. Контур.ERP предоставляет инструменты для автоматизации управления процессами и безопасности данных, что делает его оптимальным решением для данной задачи.
Кроме того, важно отметить, что при реализации интеграции с СФР были использованы наиболее безопасные протоколы и алгоритмы шифрования, полностью соответствующие требованиям Федерального законодательства в части защиты персональных данных, поскольку конфиденциальность и целостность данных сотрудников всегда является для нас приоритетом.
Безусловно, защита данных — это важнейший аспект. А насколько сложно было интегрировать этот сервис в существующие системы компании?
Наши системы уже обрабатывали множество данных, связанных с кадровыми процессами, поэтому важно было внедрить функционал ЭБЛ без нарушения их работы. Используя ранее упомянутое решение Контур.ERP, мы смогли встроить новую функциональность в текущие процессы с минимальными изменениями.
Это решение позволило нам обойти необходимость сложной интеграции через API и воспользоваться уже готовыми инструментами Контур.ERP для бесшовной синхронизации с СФР. Такой подход значительно упростил процесс, обеспечил необходимую гибкость и масштабируемость системы, а также существенно сократил сроки проекта.
Понятно, что внедрение подобного сервиса требует немало времени и усилий. Сколько времени занял весь процесс у вашей команды проекта?
Весь процесс внедрения занял около 13 месяцев. Мы начали в мае 2023 года и завершили работы в июне 2024 года. Этот срок включает в себя все этапы — от проработки, проектирования и разработки до тестирования и запуска в промышленную эксплуатацию.
Конечно, на каждом этапе возникали свои трудности, но благодаря слаженной работе нашей проектной команды и поддержке Заказчика мы смогли уложиться в планируемые сроки, в том числе в одном из важнейших этапов проекта – тестировании сервиса на всех уровнях, чтобы убедиться в его корректной работе перед запуском.
Как сервис работает сейчас? Какие результаты вы уже видите?
На данный момент сервис успешно обрабатывает данные по электронным больничным листам, обеспечивает надежную интеграцию с СФР и синхронизацию с нашими внутренними системами. Сервис демонстрирует высокую надежность и скорость обработки данных, что подтверждает правильность выбранных технических решений и интеграционных подходов.
Мы также получили положительные отклики от коллег из кадровой службы, которые отметили значительное сокращение времени на обработку листов нетрудоспособности. В результате внедрения сервиса численность сотрудников, занимающихся этой задачей, уменьшилась вдвое. Кроме того, отзывы наших Клиентов показывают впечатляющие результаты: переход на электронное подписание заявлений сэкономил сотрудникам около 10 000 человеко-часов, что говорит о серьезной экономии времени и ресурсов.
Вы упомянули, что сервис позволяет сотрудникам отслеживать статус своих больничных. Расскажите об этом подробнее.
Да, одно из ключевых преимуществ нового сервиса — это возможность для сотрудников видеть статус своих листов нетрудоспособности в режиме реального времени. Раньше они должны были узнавать у кадровой службы, прошла ли обработка их больничного листа, и когда будут начислены выплаты.
Сейчас сотрудники могут отслеживать все этапы: от поступления информации из СФР до завершения обработки и начисления пособия. Теперь всё это доступно через личный кабинет на корпоративном портале. Как только информация поступает к нам из СФР сервис автоматически направляет уведомления сотруднику и его руководителю об открытии/продлении или закрытии листа нетрудоспособности.
Также у сотрудников появилась возможность подать на портале электронное заявление на отмену или корректировку даты начала оплаты листа нетрудоспособности, а также подать заявление на отпуск по беременности и родам. Ранее для подачи таких заявлений сотрудникам необходимо было лично прийти в фронт офис.
Какие ещё планы по развитию корпоративного портала есть у вас на будущее?
Мы планируем и дальше развивать корпоративный портал, добавляя новые сервисы и улучшая существующие. Например, рассматриваем возможность автоматизации других кадровых процессов, таких как ознакомление сотрудников с должностными инструкциями, картами СОУТ и графиками сменности в электронном виде.
Спасибо за столь подробное интервью, Александр! Современные технологии помогают улучшить и упростить бизнес-процессы – это воодушевляет ИТ и бизнес на новые идеи по автоматизации. Уверены, что сервис принесет огромную пользу компании и её сотрудникам!
Спасибо! Мы тоже уверены, что это внедрение окажет положительное влияние на работу всей компании и, в конечном итоге, повысит удовлетворённость сотрудников. Важно, чтобы новые технологии не только оптимизировали процессы, но и делали жизнь людей проще и удобнее!
