Интервью Артема Несмеянова для портала CNews: «Окупаемость наших роботов RPA не превышает 1 года»

Market.CNews: Артем, добрый день. Какие критерии при роботизации бизнес-процессов вы сформировали и как к ним пришли?

Артем Несмеянов: Роботизацией бизнес-процессов в холдинге занялись в 2017 году. Это было желание попробовать новую технологию, оценить потенциальные выгоды и применимость в нашем бизнесе.

В качестве платформы RPA выбрали UiPath, совместно с партнером запустили пилотный проект и реализовали первых трех роботов. Они выполняли следующие задачи:

• Формировали банковские выписки и ассигнования;
• Помогали готовить отчетность для налоговых органов;
• Участвовали в создании статистической отчетности.

Эффект был хороший: в рамках каждого бизнес-процесса достигалась экономия более одной штатной единицы. Под экономией штатных единиц в первую очередь подразумевается переключение сотрудников на обслуживание новых сервисов.

В 2018-2019 годах практику стали масштабировать, стартовали полноценные проекты внедрения RPA. На этом этапе сформировали более точные критерии: окупаемость инвестиций в роботизацию не должна превышать 1 год, а каждый робот должен экономить не менее 1 FTE. Этих правил мы придерживаемся по сей день.

После завершения проекта в НЛМК в 2019 году в сервисной компании «Центр корпоративных решений» был сформирован центр компетенции RPA, который принял на сопровождение всех роботов, внедренных в рамках проекта, а также продолжил внедрение новых роботов.

Market.CNews: Сколько роботов функционировало на начало 2022 года? Какие департаменты они охватывали?

Артем Несмеянов: Для нас робот — это бизнес-процесс, поэтому мы считаем не роботов как таковых, а роботизированные бизнес-процессы. К 2022 году у нас было роботизировано порядка 50 бизнес-процессов. Некоторые из них состоят из 20-30 модулей, а каждый модуль представляет собой отдельного робота.

Основные департаменты, охваченные RPA — это бухгалтерия и HR. Также роботизация задействована в закупках, продажах, департаменте организации командировок и других подразделениях.

Ключевые системы, с которыми взаимодействуют роботы — SAP, 1C, различные финансовые и кадровые архивы. Но этим все не ограничивается, так как роботы могут работать практически с любой программой. Ведь самое главное в контексте роботизации — наличие интерфейса, с которым настраивается взаимодействие робота.

Market.CNews: После ухода UiPath, как я понимаю, на первое место вышел вопрос о выборе отечественного вендора RPA и миграции. Какие критерии вы предъявляли?

Артем Несмеянов: Изначальный список российских платформ RPA был довольно велик. Но в шорт-листе осталось всего 5 кандидатов. Сравнение велось по матричной сетке из более чем 300 критериев. Все они были сгруппированы по нескольким верхнеуровневым блокам.

• Функционал. Тут мы обращали внимание не на общее количество активностей, которые могут быть роботизированы, а скорее на то, как много из нужных нам активностей имеется в «арсенале» платформы, что важно в контексте миграции уже имеющихся роботов.
• Удобство работы со студией. Наши специалисты уже несколько лет работали на UiPath, поэтому важно было минимизировать стоимость переобучения и перехода.
• Стабильность работы компонентов платформы.
• Скорость работы в студии разработки, а также скорость работы самих роботов.
• Результаты «живого» тестирования.

На последнем пункте остановлюсь подробнее. Чтобы наглядно сравнить RPA-системы, мы на каждой из них реализовали тестовый сценарий — эдакий робот в вакууме, который должен выполнить определенные наборы действий в разных учетных системах и сервисах ЦКР. Наборы действий состоят из наиболее часто выполняющихся операций, которые нам в дальнейшем необходимо было мигрировать с UiPath на новую RPA-платформу.

На выходе в разрезе каждой из платформ оценивалось, удалось ли реализовать целевой сценарий без обходных решений, а также замерялись скорость и стабильность работы робота. Такой подход позволил не в теории, а на практике выявить наиболее комфортное для нас решение. И по совокупности всех критериев им оказалось Primo RPA.

Market.CNews: 300 критериев — довольно солидный список. Кто вам помогал его составлять?

Артем Несмеянов: Мы уже имели многолетний опыт в RPA и неплохо представляли себе все нюансы роботизации бизнес-процессов. Поэтому при выборе российского вендора список готовился самостоятельно — что называется, знали, на что смотреть.

Market.CNews: Как проходила миграция? Сколько она длилась по времени и какие сложности при этом возникали?

Артем Несмеянов: Процесс миграции можно разделить на 3 этапа.

1. Выбор платформы — 3 месяца. Формировали тот самый список из 300 критериев, изучали конкурентов, анализировали и сравнивали RPA-платформы.
2. Миграция роботов — 6 месяцев. Сюда входит перенос роботов с UiPath, адаптация под Primo RPA, запуск в работу. Параллельно на этом этапе мы провели инспекцию всех роботов, отсеяли часть из них за ненадобностью: где-то сами процессы теряли свою актуальность на горизонте следующего года, где-то появлялись полноценные интеграционные потоки между ИТ-системами, и проще было создать новых роботов, чем переносить существующих. В итоге 5-6 бизнес-процессов мы не стали переносить.
3. Стабилизация — 6 месяцев. На этом этапе важно следить за работой роботов, за возникающими ошибками и повышать стабильность их работы.

Market.CNews: А что конкретно означает — повышать стабильность робота? Если он запрограммирован и 3-5 раз отработал сценарий, что может сломаться?

Артем Несмеянов: Стабильность включает в себя комплекс показателей. Основной из них — как часто работа робота завершается ошибкой. В лучшем случае сбой происходит раз в несколько месяцев. Но на первых порах проблемы могут возникать ежедневно и даже чаще.

Второе: важно убедиться, что работает связка с Оркестратором, то есть на виртуальных машинах поднимаются сессии, стабильно работают, штатно завершаются. При этом корректно отрабатывает очередь задач и расписание.

Здесь же — работа под нагрузкой. Если у вас заработал один робот, это совсем не значит, что будут работать, например, 5 таких же роботов одновременно. Эта проблема особенно часто возникала в начале миграции, год назад. Сейчас Primo RPA значительно повысили стабильность на больших объемах операций, и с данной проблемой мы более не сталкиваемся.

Наконец, обращаем внимание и на скорость работы роботов и всей системы в целом. Опять-таки сейчас мы тестируем новый релиз Primo RPA, где решен ряд проблем с быстродействием.

Market.CNews: Мы неоднократно слышали о проблемах российских решений именно на больших объемах, при большом количестве пользователей. С чем это связано, на ваш взгляд?

Артем Несмеянов: Основная причина — отсутствие накопленного опыта работы системы именно при большом количестве роботов. До 2022 года на российских RPA-платформах не было очень больших внедрений. Поэтому вендоры не сталкивались с большим числом одновременно работающих роботов. Следовательно, работа компонентов RPA-платформ не была отлажена на большом количестве параллельных потоков.

«До 2022 года российские RPA-платформы в большинстве своем рассматривались как «вторые» решения. Заказчики по сути собирали экономически выгодные комплексные решения по роботизации — для сложных и высоконагруженных процессов использовали зрелые западные платформы, для уже отлаженных процессов — молодые российские. Сейчас ситуация изменились, и перед нами встала задача обеспечения работы наших платформ в условиях существенно более высокой нагрузки. В тесном контакте с заказчиками мы активно работали над стабильностью платформы в 2022 году и в первом квартале 2023 года. По нашему мнению, подтвержденному отзывами ключевых заказчиков, нам удалось решить эту задачу. В одном из проектов на платформе Primo RPA, например, успешно выполняется более 1500 процессов в сутки», — управляющий директор Primo RPA, Михаил Иванов.

Market.CNews: Нужна ли помощь вендора в процессе миграции? Поделитесь опытом, как вы коммуницировали с ним?

Артем Несмеянов: Да, безусловно, помощь нужна, особенно на втором и третьем этапах. С одной стороны, в начале 2022 года все российские RPA-решения были еще относительно сырые. С другой стороны, сама ниша RPA достаточно новая, инновационная. В серьезных вопросах без помощи вендора не обойтись.

Что касается Primo RPA, то подход к коммуникациям и содействию в решении проблем на текущий момент очень лояльный. Мы ведем диалог и в телеграм-канале, и в рамках тикетов в системе service-desk. Кроме того, ход процесса и статус по открытым вопросам обсуждаем на еженедельных встречах.

Это отличная схема, которая хорошо себя зарекомендовала. За прошедшие полгода достигнут большой прогресс в плане взаимопонимания и скорости решения вопросов. Коллеги из Primo RPA хорошо изучили наш бизнес и потребности, скорость обслуживания постоянно растет.

Market.CNews: Создавали ли уже новых роботов на Primo RPA? Привыкли к новому интерфейсу?

Артем Несмеянов: Да, на этапе стабилизации приступили к созданию новых роботов. Два уже запустили на продуктив, еще несколько в работе.

Подход к роботизации Primo RPA очень близок к подходу UiPath (это был один из критериев при выборе российского вендора), поэтому для всех сотрудников переход стал практически безболезненным.

Кроме того, вендор имеет планы по активному развитию Академии — совокупность знаний, накопленного опыта и документации по платформе Primo RPA и роботизации в целом.

Market.CNews: Измеряли ли вы показатели работы системы до и после миграции? Как они изменились?

Артем Несмеянов: Замеряли эффективность после миграции: метрики по финансовым показателям, снижению себестоимости процессов, количестве сэкономленных FTE, уменьшению процента ошибок и т.п.

Мы выходим на сопоставимые с UiPath показатели в части соблюдения SLA бизнес-процессов. Затраты на эксплуатацию роботов также сопоставимы, но были затраты на миграцию, поэтому пока о реальной выгоде говорить рано: ожидаем, что она появится в будущем.

Market.CNews: Сколько времени понадобилось сотрудникам на обучение работе в новой студии? Как проходил процесс адаптации к новой платформе?

Артем Несмеянов: Для тех, кто уже работал на UiPath, — менее недели, достаточно было пройти веб-курс Primo RPA.

Новых сотрудников, не имеющих опыта в RPA, сначала мы просим пройти несколько общих курсов по роботизации, потом курс по разработке на Primo RPA, а потом изучить несколько наших внутрикорпоративных документов для формирования базовых компетенций. В сумме это занимает около 1-1,5 месяцев.

Market.CNews: Как выглядит центр компетенций по роботизации в вашей компании? Сколько человек, чем они занимаются?

Артем Несмеянов: Всего в центре компетенций у нас 15 человек. Основная часть — разработчики, а также администраторы. Первые проводят анализ бизнес-процессов и трудозатрат на создание роботов. Они же создают роботов и внедряют их в бизнес. Вторые занимаются поддержкой уже внедренных роботов, следят за их корректной работой и соблюдением роботами SLA по бизнес-процессам.

Market.CNews: Какие у вас планы на дальнейшую роботизацию?

Артем Несмеянов: В нашей компании в большинстве случаев срабатывает сарафанное радио: коллеги из одних департаментов видят, как устроена работа в других, приходят к нам и говорят: «хотим так же». Мы изучаем процессы и создаем роботов. Инициативы собраны на год вперед, есть дорожная карта роботизации бизнеса в ЦКР.

Больше всего рутинных операций в бухгалтерии и HR. Эти департаменты мы продолжаем роботизировать в приоритетном порядке. В остальных подразделениях тоже есть чем заняться, но все-таки рутины там чуть меньше. Такой перевес в пользу бухгалтерии и HR сложился у нас, когда мы только встали на путь роботизации, и спустя годы он сохраняется.

Источник: CNews